Adjoint administratif, adjointe administrative à la direction HEC Montréal

Job title: Adjoint administratif, adjointe administrative à la direction HEC Montréal

Job description: HEC Montréal est la première école de gestion au Canada. Centenaire, détentrice de trois agréments internationaux, sa réputation est établie au Québec, au Canada et à l’international. HEC Montréal offre un milieu de travail enrichissant, dynamique, stimulant et multiculturel; véritable carrefour des tendances dans tous les secteurs de la gestion.

La Direction du développement du Campus est responsable de la planification et du développement stratégique du parc immobilier de l’École en cohérence avec les objectifs stratégiques, organisationnels et de croissance de l’École afin de prévoir l’environnement nécessaire à l’enseignement, à la recherche et à la gestion de l’École. La direction met en place les stratégies de développement incluant la réalisation des projets majeurs, les expansions et les acquisitions prévues dans le cadre du Plan directeur immobilier de l’École.

Rôle et responsabilités

Sous la responsabilité de son supérieur immédiat, la personne titulaire de cet emploi contribue à l’efficacité administrative de son secteur de travail. Elle est responsable de l’organisation de l’agenda de son supérieur et de la logistique de certains comités. Elle rédige la correspondance, répond aux demandes d’information, convoque les réunions et prépare les dossiers nécessaires. Elle assume aussi la responsabilité des activités reliées à la gestion financière et matérielle des dossiers traités par la Direction du développement du campus. De plus, elle assume toute autre responsabilité inhérente à cet emploi.

Plus spécifiquement, la personne titulaire de cet emploi:

• Dans le but de libérer son supérieur, répond aux questions relevant de sa compétence, prépare la synthèse de problèmes ou de questions complexes, achemine les réponses obtenues et s’enquiert du suivi.
• Assume la responsabilité et le suivi de certains dossiers ou projets spéciaux découlant d’activités du service. À ce titre, assure la confidentialité des dossiers.
• Tient à jour l’agenda du directeur, fixe les rendez-vous et les lui rappelle. Prépare les dossiers nécessaires aux rencontres et en assure le suivi.
• Reçoit, filtre et achemine les appels téléphoniques de son supérieur immédiat; fournit les renseignements d’ordre courant. Obtient le plus d’informations possible avant de transmettre les messages
• Reçoit, dépouille, estampille, classe et transmet le courrier aux personnes concernées; effectue de sa propre initiative les réponses courantes.
• Veuille à l’organisation logistique et à la préparation des réunions (traiteur, audiovisuel). Convoque les participants et prépare l’ordre du jour et les documents nécessaires. Au besoin, assiste à ces réunions et en dresse le compte rendu; assure le suivi.
• À l’aide des logiciels appropriés, prépare la correspondance, les notes, les tableaux, les présentations et les rapports à partir d’orientations sommaires, de brouillons, de textes déjà produits.
• Révise/corrige toute documentation, présentation produite par la direction.
• Vérifie et assure le suivi des budgets de fonctionnement et d’investissement de la direction. Tient à jour les dossiers administratifs et les statistiques ou données nécessaires à la préparation de rapports administratifs, financiers ou budgétaires.
• Effectue le soutien et le suivi administratifs relatifs aux diverses procédures internes de HEC Montréal dans le cadre du fonctionnement et des projets d’investissement : demandes d’achat, traitement des factures, suivi des dénonciations de contrats, demande de paiement, relevé de dépenses.
• Tient à jour la plateforme « Gestion des absences ».
• Tient à jour le système de classement normalisé en vigueur à l’École. S’occupe d’élaguer et d’archiver les dossiers semi-actifs.
• Assure l’inventaire du matériel et des fournitures de bureau nécessaires au fonctionnement. Remplit les formulaires de demande d’achat requis.
• Effectue toute autre tâche à la demande de son supérieur ou nécessitée par ses fonctions.

Exigences

Profil recherché

• Diplôme d’études professionnelles en secrétariat
• Minimum de six années d’expérience de travail pertinente
• Très bonne connaissance de la langue française, parlée et écrite
• Bonne connaissance de la langue anglaise, parlée
• Connaissance des environnements technologiques d’usage courant (traitement de texte et courriel)
• Excellente connaissance de la langue française parlée et écrite
• Très bonne connaissance de la langue anglaise parlée et écrite
• Très bonne connaissance des logiciels et des environnements technologiques en usage à HEC Montréal
• Intérêt marqué pour l’apprentissage de nouvelles technologies
• Habileté dans les relations interpersonnelles (orientation et approche client) et dans les communications orales et écrites
• Sens de l’organisation et bon jugement
• Rigueur
• Autonomie
• Respect des règles d’éthique relatives à la gestion de dossiers confidentiels
• Posséder des notions de base en comptabilité
• Connaissance du milieu de la construction ou intérêt d’apprendre sur le milieu de la construction (atout)

Avantages

• Échelle salariale de 26,19 $ à 36,63 $ /heure selon les années d’expérience pertinente
• Régulier, temps partiel, à raison de 3 jrs/semaine, soit 19,5 heures par semaine
• Horaire compressé et réduit durant la période estivale
• Programme d’assurance collective

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