Hospitality & Office Services Assistant/Assistant chargé de l’accueil et des services de bureau

Job title: Hospitality & Office Services Assistant/Assistant chargé de l’accueil et des services de bureau

Job description: Description :

The French version is noted below.

Miller Thomson LLP is one of Canada’s fastest growing national business law firms, with offices located in Vancouver, Calgary, Edmonton, Regina, Saskatoon, London, Kitchener-Waterloo, Guelph, Toronto, Markham, Vaughan and Montréal. Our consistent ability to provide practical, creative and cost-effective advice, combined with an unyielding service commitment to our clients and a strong dedication to our lawyers, staff and the communities in which we practice, gives us a unique position in the Canadian legal industry.

We are seeking a Hospitality and Office Services Assistant to join our Montreal office. The Hospitality & Office Services Assistant is a key member of a busy team, the successful candidate will demonstrate initiative, a “can do” attitude, strong communication and organization skills, and a desire to work in and promote a client-first focused culture. Being a contributing team player as a member of the Office Services & Facilities team along with work hour flexibility to accommodate business needs.

In this role, you will be tasked to:

• Boardroom set ups between meetings (adjust chairs, wipe tables, stock supplies etc.);
• Food set-ups & clean ups for client meetings & events, and receiving and processing catering requests for meetings & events;
• Assist with Office and Client functions including related outside activities;
• Daily stocking of supplies in café area, boardrooms and client service area and upkeep of café area and serveries – making sure all glass and crockery is clean and put away, adequate, clean supplies are available; daily maintenance of coffee machines;
• Maintaining boardrooms, serveries and kitchen cleanliness on all floors including cleaning equipment on a daily basis such as coffee machines, refrigerators, dishwashers, microwaves etc.;
• Assisting with general cleaning duties as needed in the office;
• Welcoming clients in a professional manner and ensuring that the visitor experience is positive and consistent with the Firm’s service standards and values;
• Promptly answering external and internal calls and directing them as required in a timely fashion;
• Managing the boardroom booking process reserving boardrooms as requested, including all relevant information; providing communication to requestors appropriately; assisting with boardrooms set up as required
• Providing assistance and coverage for other members of the Offices Services & Facilities team as needed and required such as:

• Assisting with copy, print, scan and bind jobs
• Receiving courier, deliveries, mail pick-up and inter-office delivery as required
• Processing requests for sending mail and packages using Canada Post, local and international courier services
• Sending outgoing faxes and forwarding incoming faxes to the appropriate member of staff
• Performing other related duties as required, and providing clerical or administration support as requested

To be successful in this role, you possess:

• Community College education or equivalent combination of work experience
• Minimum of one (1) year of related hospitality and office experience
• Experience gained in the hospitality sector considered a strong asset
• Bilingual in French and English
• Confident, polished and professional presentation
• Strong work ethic, “can-do” approach and positive team attitude
• Proven experience in a detail oriented and deadline driven environment

Miller Thomson LLP is an equal opportunity employer and is committed to diversity, inclusion, and accessibility.

While we thank all applicants for their interest, due to the high volume of applications we receive, we are unable to respond to queries individually and only those selected for an interview will be contacted. No phone calls or agencies please.

Miller Thomson will provide accommodation on request throughout the recruitment, selection and assessment process for applicants with disabilities. If you require an accommodation, please inform our Talent department of the nature of accommodation that you may require, to ensure your equal participation.

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Avec des bureaux situés à Vancouver, Calgary, Edmonton, Regina, Saskatoon, London, Kitchener-Waterloo, Guelph, Toronto, Markham, Vaughan et Montréal, Miller Thomson figure parmi les cabinets juridiques nationaux dont la croissance est la plus marquée au pays. Si le cabinet occupe aujourd’hui une place unique dans le milieu juridique canadien, c’est grâce à la constance avec laquelle il offre des conseils judicieux, innovateurs et concurrentiels, à son engagement à offrir des services complets et à son dévouement envers ses avocats, son personnel et les collectivités dans lesquelles ses avocats exercent.

Nous sommes à la recherche d’un préposé ou d’une préposée pour le service d’accueil et de messagerie de notre bureau de Montréal. Le titulaire de ce poste est un membre clé d’une équipe dynamique. Il sait faire preuve d’initiative, a une attitude positive, un excellent sens de la communication et de l’organisation et souhaite promouvoir une culture axée sur le client. Collaborateur essentiel au sein des Services administratifs et installations, il est prêt à travailler selon un horaire flexible pour répondre aux besoins du cabinet.

Les responsabilités liées à ce poste comprennent, notamment :

• Préparer les salles entre les réunions (placer les chaises, laver les tables, prévoir les fournitures requises, etc.).
• Recevoir et traiter les demandes de services alimentaires pour les réunions avec les clients et les événements; préparer la nourriture et procéder au nettoyage.
• Contribuer à la logistique des activités associées au bureau et à la clientèle, y compris celles qui se déroulent à l’extérieur.
• Approvisionner quotidiennement l’aire de café, les salles de réunion et l’aire de service à la clientèle, et nettoyer l’aire de café et les comptoirs; veiller à ce que les verres et la vaisselle soient propres et rangés, et à ce que du matériel propre et adéquat soit disponible; assurer l’entretien quotidien des machines à café.
• Veiller à la propreté des salles de réunion, des comptoirs et des cuisines de tous les étages en nettoyant quotidiennement les machines à café, réfrigérateurs, lave-vaisselle, micro-ondes, etc.
• Participer au nettoyage général du bureau, au besoin.
• Accueillir les clients de façon professionnelle et veiller à ce que leur expérience soit positive et conforme aux normes de service et aux valeurs du cabinet.
• Répondre promptement aux appels internes et externes et les transférer sans tarder à la personne concernée.
• Effectuer les réservations requises en consignant tous les renseignements pertinents; communiquer comme il se doit avec les demandeurs; participer à la préparation des salles, au besoin.
• Aider et remplacer au besoin les membres de l’équipe en effectuant notamment les tâches suivantes :

• Photocopier, imprimer, numériser et relier des documents.
• Assurer la réception des envois par messagerie et des livraisons, veiller à la cueillette du courrier et aux expéditions entre bureaux.
• Envoyer du courrier et des colis par Postes Canada et d’autres services de messagerie locaux et internationaux.
• Télécopier des documents et relayer les télécopies reçues aux personnes concernées.
• Effectuer toute autre tâche connexe et fournir du soutien en matière d’administration ou de secrétariat.

Compétences requises :

• Études collégiales ou expérience de travail équivalente.
• Au moins une (1) année d’expérience dans un domaine lié à l’hospitalité et au travail de bureau.
• Expérience dans le secteur de l’hôtellerie, un solide atout.
• Bilinguisme (français et anglais).
• Assurance et présentation soignée et professionnelle.
• Sens de l’éthique hors pair, attitude gagnante et bonne capacité pour le travail d’équipe.
• Expérience de travail démontrée dans un milieu où la rigueur et le respect des échéances sont de mise.

Miller Thomson s.e.n.c.r.l. souscrit au principe de l’égalité d’accès à l’emploi et s’est engagé à respecter les notions de diversité, d’inclusion et d’accessibilité.

Nous remercions tous les candidats pour leur intérêt; toutefois, en raison du nombre de candidatures, nous ne serons pas en mesure de répondre individuellement aux questions et nous ne communiquerons qu’avec les personnes retenues pour une entrevue. Les appels téléphoniques ne sont pas acceptés; les agences sont priées de s’abstenir.

Miller Thomson veillera, sur demande, à l’accommodement des personnes handicapées tout au long du processus de recrutement, de sélection et d’évaluation. Pour que de telles mesures soient mises en place, veuillez communiquer avec le Service de gestion des compétences et indiquer la nature des accommodements nécessaires.

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