Adjointe Administrative – Administrative Assistant

Job title: Adjointe Administrative – Administrative Assistant

Job description: Minimum Clearance Required to Start: Not Applicable/None

Job Description:

Adjointe Administrative – Administrative Assistant

Afin de soutenir sa forte croissance au Québec, Parsons est actuellement à la recherche active de plusieurs candidats techniques et administratifs pour soutenir sa croissance dans la région de Montréal.

Qui sommes-nous

Parsons est une de plus grandes firmes au monde en planification, ingénierie et construction des infrastructures de transports incluant des projets ferroviaires, routiers, aéroportuaires et en ponts et tunnels. Lauréate de nombreux prix en infrastructure et en ouvrages d’art, Parsons se distingue par l’excellence de ses réalisations.

Parsons poursuit son développement au Québec et se prépare pour les prochains défis majeurs en infrastructure. Nous voulons renforcer nos équipes avec des candidats passionnés par l’ingénierie. Le professionnalisme, l’éthique, la flexibilité, l’innovation et le développement durable font partie de nos valeurs fondamentales.

Nous pensons que chez Parsons, vous pouvez contribuer à faire une réelle différence et qu’ensemble nous poursuivrons avec succès la réalisation d’infrastructures de référence, pour nos communautés au Québec et au Canada

Notre offre employeur

Nous accordons une importance particulière à la qualité de nos collaborateurs et à leur bien-être. Parsons donne l’opportunité de travailler sur des projets d’infrastructure variés, des projets traditionnels aux projets majeurs en Conception-Construction et PPP. Nous veillons au développement de nos ressources avec un plan de carrière adapté, et des possibilités de mouvement et d’avancement au sein de l’entreprise. Nous sommes meilleurs lorsque nous travaillons tous en équipe, et cela imprègne notre philosophie de travail, qui s’applique à la grandeur de la compagnie (One Parsons).

• Contribuer à l’implantation et l’expansion de Parsons au Québec;
• Temp plein, 37.5 h par semaine;
• 3 semaines de vacances;
• Bénéficier d’une rémunération et d’avantages sociaux surpassant la moyenne de l’industrie, entièrement payés par l’employeur;
• Régimes de retraite avec participation de l’employeur;
• Appartenir à une société d’ingénierie solide et bien établie tout en bénéficiant d’un bureau à échelle humaine où les possibilités de croissance sont exponentielles (Programme de mentorat).

Quelques projets phares

• Élargissement de l’autoroute 30;
• Réfection majeure du tunnel Louis-H.-La Fontaine et des tunnels Ville-Marie et Viger;
• Plusieurs autres projets en mode alternatif à venir en 2022 au Québec et au Canada où Parsons agira à titre de concepteur en chef.

Idéalement vous avez :

• Diplôme d’études collégiales en technique de bureautique ou toutes autres formations jugées équivalentes;
• 2 à 5 années d’expérience pertinentes;
• Atout : connaître le génie-conseil – Transports;
• Une excellente maîtrise du français et de l’anglais à l’oral et à l’écrit;
• Capacité à travailler en équipe et avec de courtes échéances;

• Très bonne maîtrise de la suite Microsoft Office 365 (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) ainsi que SharePoint OneDrive;
• La personne titulaire de ce poste doit démontrer qu’elle a le sens de l’initiative, autonomie et le souci du détail et de la discrétion;
• Avoir le sens des responsabilités. Savoir bien gérer son temps et avoir la capacité d’établir les priorités.

Avec nous vous pourrez :

Dans le cadre de votre rôle d’adjointe administrative vous serez responsable du soutien de plusieurs directeurs, de leur personnel et de toutes les fonctions administratives liés aux projets et ou au bureau :

• Effectuer la révision grammaticale des documents (offres de service, lettres, rapports, comptes rendus de réunions, rapports de visite, rapports mensuels et devis) afin d’en assurer la justesse et la qualité linguistique et le respect des normes de conformité et du contrôle de la qualité;
• Mettre en page des documents conformément aux normes et aux styles approuvés par l’entreprise;
• Saisir les curriculums vitae des nouveaux arrivants dans le format Parsons (en français), mettre à jour les CV et maintenir les dernières versions sur le SharePoint en collaboration avec les employés et sous la direction de la Directrice des services administratifs;
• Vérifier et faire la mise à jour du tableau des formations en collaboration avec les employés;
• Assurer la rédaction et/ou la révision de la correspondance courante du département (lettres, memo, comptes rendus de réunion, etc..);
• Traduire occasionnellement du français vers l’anglais et vice-versa;.
• Prendre des notes lors de rencontres et la rédaction des comptes rendus;.
• Placer et assurer les commandes des fournitures de bureau ainsi que la réception et l’expédition du courrier et colis;
• Effectuer toutes autres tâches connexes jugées pertinentes dans le cadre du poste d’adjointe administrative.

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In order to further foster its strong growth in Quebec, Parsons is currently actively seeking several technical and administrative candidates to support its growth in the Montreal region.

Who We Are

Parsons is one of the world’s leading firms in planning, engineering, and construction of transportation infrastructure, including rail, roadways, airport, bridge and tunnel projects. Working with us means being with a global team that has worked on award-winning programs and embraces new technologies to keep us at the forefront of the transportation market, Parsons constantly distinguishes itself for the excellence of its achievements.

Parsons continues its expansion in Quebec while preparing for the next major challenges in infrastructure projects inside and outside the province. We want to strengthen our teams with candidates who are passionate about engineering. Professionalism, ethics, flexibility, innovation, and sustainable development are among our core values.

We believe that at Parsons, you can help make a real difference and that together we will successfully pursue the realization of reference infrastructure projects for our communities in Quebec and Canada.

Our Employer of Choice Stance

We give the highest priority to the quality of our employees and their well-being. Parsons offers the opportunity to work on a variety of infrastructure projects, from traditional projects to major Design-Build and PPP projects. We nurture our resources with a tailored career path, and opportunities for movement and advancement within the company. We are at our best when we all work as a team, and that shapes our work philosophy throughout the company (One Parsons).

• Contribute to Parsons’ expansion in Quebec
• Full time, 37.5 hrs/week
• 3 weeks vacation
• Benefit from a compensation and benefits package that exceeds the industry average, all fully paid by the employer
• Pension plan with employer participation
• Belonging to a solid, well-established engineering firm while benefiting from a human-scale office where growth opportunities are exponential (Mentoring Program)

Examples of flagship projects

• Highway 30’s Widening
• Major repair of the LH La Fontaine tunnel and the Ville-Marie and Viger tunnels
• Several other alternative mode projects to come in 2022 in Quebec and in Canada where Parson;s will act as lead designer

Ideally, you have

• A College Diploma in office administration or a combination of education and industry experience
• 2 to 5 years of experience in consulting engineering, in transportation is an asset.
• Excellent oral and written communication skills (French and English)
• Positive team player attitude and ability to work with tight deadlines
• Proficiency in working Microsoft Office 365 (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) as well as SharePoint and OneDrive
• High level of autonomy with great attention to detail and ability to take initiative and handle sensitive information

• Sense of organization and ability to prioritize tasks.

With Parsons, you will

In your role as an administrative assistant, you will be providing a support to managers and directors and their teams to assist in all administrative functions and duties related to projects and or general office:

• Proofread and review documents such as proposals, letters, tables, reports, meeting minutes, site visit report etc. in order to ensure high linguistic quality;
• Format documents in conformity with the companies approved forms and templates;
• Format new hires CVs (in French) in Parson’s template and work in collaboration with the employees to update their CVs as required and maintain the latest versions in SharePoint with the direction of the Director of administrative services
• Monitor and update the training and professional license register in coordination with the engineers;
• Draft, write and proofread correspondence letters, memo, presentations etc. as assigned as well as taking meeting notes;
• Translate occasionally from French to English or vice-versa;
• Order and maintain office supplies and receive and expedite inbound and outbound mails and parcels;
• Assist in all other administrative tasks as required;

The position may require a COVID vaccination or an approved accommodation/exemption for a disability/medical condition or religious belief as required by federal, state, provincial or local mandates or customer requirements.

Parsons is an equal opportunity, drug-free employer committed to diversity in the workplace. Minority/Female/Disabled/Protected Veteran/LGBTQ+.

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