Commis De Soutien Administratif | Field Operations Support Assistant

Job title: Commis De Soutien Administratif | Field Operations Support Assistant

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RÉSUMÉ DU POSTE

Fournir un soutien administratif à la maison funéraire, au cimetière, au crématorium, ou une combinaison de ces établissements. Les responsabilités peuvent consister à accueillir les visiteurs et fournir des renseignements généraux sur les services offerts, de façon polie, avec l’objectif d’atteindre et de dépasser les attentes des clients.

RESPONSABILITÉS DU POSTE

• Préparer les certificats de décès, les cartes de prières et les documents associés.
• Remplir les permis et les certificats requis.
• Préparer et traiter la documentation relative aux vétérans.
• Préparer la documentation de l’installation d’un monument ou marqueur.
• S’assurer de l’exactitude des documents requis pour les demandes de produits et de services et respecter les réglementation provinciales/fédérales et celles de l’entreprise.
• Préparer et distribuer les horaires quotidiens, les rapports et les documents.
• Coordonner les commandes de souvenirs et de produits du même genre et maintenir l’ordre dans l’entreposage des voûtes et des marqueurs.
• Commander des fournitures de bureau.
• Superviser les procédures d’installation dans les départements de terrains et d’entretien.
• Procéder aux transactions des comptes fournisseurs.
• Aider à la préparation des avis de décès.
• Aider la direction de la succursale, le département des Ventes, les Préposés aux services et le service de paie, si nécessaire.
• Remplacer à la réception au besoin.
• Accueillir les membres de la famille et les amis.
• Communiquer avec rigueur et rapidité les besoins des familles clientes au personnel approprié.
• Faire preuve d’empathie et d’engagement envers les familles clientes en tout temps.
• Répondre aux demandes des clients par téléphone, par internet et en personne.
• Maintenir des relations professionnelles et une bonne collaboration avec le personnel de la municipalité, le médecin légiste et les professionnels de la santé.

Exigences MINIMALES

Études

• Diplôme d’études secondaires ou l’équivalent

Expérience

• 1 an ou 2 ans d’expérience de travail de bureau ou au service à la clientèle.
• Expérience de travail centré sur le client dans un environnement professionnel exigeant.

Connaissances, compétences et aptitudes

• Connaissances de matériel de bureau tel que les ordinateurs, les calculatrices, les photocopieurs, les imprimantes et les télécopieurs à un niveau équivalent à l’expérience.
• Connaissance de la suite MS Office, de préférence.
• Connaissances de base en mathématiques.
• Avoir de bonnes compétences de communication écrite et verbale.
• Avoir un bon sens de l’organisation et une attention au détail.
• Avoir une grande intégrité ainsi qu’une grande capacité de compassion.
• Capacité à garder la confidentialité.

Conditions de travail

En considérant l’environnement de travail associé à ce poste, les facteurs suivants peuvent s’appliquer :

Environnement de travail

• Le travail se fait principalement à l’intérieur

Postures de travail

• Position assise continue pendant plusieurs heures par jour, jusqu’à 6 heures par jour
• Monter fréquemment des escaliers pour accéder aux bâtiments

Exigences physiques

• Effort physique exigeant une dextérité manuelle, y compris l’utilisation de documents, de calculatrices, d’ordinateurs et du téléphone

Heures de travail

• Travailler au-delà des heures « normales » selon les besoins
• Un minimum de voyage requis

Provides administrative and clerical support to a funeral home, cemetery, crematory or a combination of these facilities. Duties include greeting the public and providing general information on services offered in a polite manner with a goal to meet and exceed customer expectations.

JOB RESPONSIBILITIES

• Prepares death certificates, prayer cards and related documents
• Completes required permits and or certificates
• Prepares and processes Veteran’s Paperwork
• Prepares marker monument placement paperwork
• Ensures required documentation to support requested products and services are accurate and complies with state/federal regulations and company rules
• Prepares and distributes daily schedules, reports, and documents
• Receives and processes payments and contracts
• Coordinates the ordering of memorials and related products and the control of storage inventory for vaults and markers
• Orders office supplies
• Oversees the processing of installation orders to grounds and maintenance departments
• Processes accounts payable transactions
• Assists with the preparation of obituaries
• Assists Location Management, Sales, Family Service Counselors and payroll as needed
• Acts as backup to Receptionist
• Greets family members and friends
• Communicates client family’s needs promptly and accurately to the appropriate staff member
• Conveys a sense of concern and empathy with client family members at all times
• Responds to customer inquiries via telephone, internet and in person
• Maintains professional and cooperative relationships with county clerk, medical examiner and physicians

MINIMUM REQUIREMENTS

Education

• High School or equivalent

Experience

• 1 – 2 years of experience in an office clerical or customer service capacity required
• Experience working in a customer-focused and fast-paced professional environment required

Knowledge, Skills & Abilities

• Working knowledge of office equipment including computers, calculators, copiers, printers, and fax machines at a level consistent with experience
• MS Office Suite experience preferred
• Basic mathematics skills required
• Good verbal and written communication skills
• Strong organizational skills and detail oriented
• High level of compassion and integrity
• Ability to maintain confidentiality

Postal Code: J7A 3R8

Category (Portal Searching): Administration and Clerical

Job Location: CA-QC – Rosemere

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