Adjoint (e) administratif – Formation et développement / Administrative Assistant Training and Development

Job title: Adjoint (e) administratif – Formation et développement / Administrative Assistant Training and Development

Job description: About RYAM

RYAM is a global leader of cellulose-based technologies, including high purity cellulose specialties, a natural polymer commonly found in filters, food, pharmaceuticals and other industrial applications. The Company also manufactures products for paper and packaging markets. With manufacturing operations in the U.S., Canada and France, RYAM employs approximately 2,500 people and generates approximately $1.4 billion of revenues. More information is available at https://ryamglobal.com

RYAM’s intellectual property and manufacturing processes have been developed over 90 years, resulting in unique properties and very high quality and consistency. RYAM is consistently ranked among the nation’s top 50 exporters and delivers products to 79 ports around the world, serving customers in 20 countries across five continents.

Participer à l’élaboration, le soutien, la mise en œuvre et la promotion des programmes visant à améliorer la formation et le développement des employés du site.
Participate in the development, support, implementation, and promotion of programs to improve the training and development of site employees.

Afin de faciliter la lecture du présent texte, nous avons employé le masculin comme genre neutre pour désigner aussi bien les femmes que les hommes

In order to facilitate the reading of this text, we have used the masculine as a neutral gender to designate both women and men.

FONCTION : votre apport à RYAM

Participer à l’élaboration, le soutien, la mise en œuvre et la promotion des programmes visant à améliorer la formation et le développement des employés du site.

ENGAGEMENT : les aspects indissociables de votre emploi à RYAM

• Respecter les valeurs, les principes et les lignes directrices de RYAM.
• Afficher un esprit d’ouverture et de coopération au travail, et aider ainsi à maintenir notre bon climat de travail.
• Respecter toutes les normes de santé, de sécurité et environnementales, ainsi que toutes les lois et tous les règlements applicables.

RESPONSABILITÉS : les attentes de RYAM à votre égard

Les gens

• Promouvoir et offrir un milieu de travail sécuritaire, chercher à apporter des améliorations et appuyer les programmes de formation.
• Agir à titre de personne-ressource pour informer les travailleurs des exigences en matière de formation
• Maintenir un programme de communication pour tenir les employés informés.
• Appuyer la conformité aux conventions collectives et aux saines relations syndicales/cadre/employés
• Relève du Directeur – Formation et développement

Les activités

• Promouvoir et appuyer les programmes de formation afin d’accroître la sensibilisation des employés.
• Tenir à jour les dossiers de formation des employés, les dossiers de formation sur les profils de compétences, etc.
• Maintenir un bon système de classement pour divers services de formation.
• Fournir un soutien aux spécialistes de la formation en ce qui concerne l’intégration des employés syndiqués et non syndiqués.
• Fournir un appui administratif pour les réunions de formation hebdomadaires.
• Fournir un appui administratif pour les réunions de formation mensuelles.
• Entrée des compétences du profil de compétences en temps opportun dans Kronos.
• Fournir un soutien administratif pendant les arrêts d’usine.
• Gérer l’inventaire et la compilation des manuels de formation.
• Préparer le calendrier et prendre en charge l’intégration des nouveaux employés.
• Soutenir l’élaboration des séquences hebdomadaires, des profils de compétences et assigner les évaluations.
• Coordonner et organiser des séances de formation avec des fournisseurs externes.
• Aider HumEng avec la logistique concernant les visites sur place et les initiatives de formation.
• Créer un répertoire de tous les fournisseurs pour la formation de la production et de la maintenance.
• Préparer diverses communications pour diffusion par le Département de la formation.
• Initier des bons de commande et approuver les factures pour les fournitures de bureau, l’équipement, les contrats et maintenir un inventaire adéquat.
• Fournir un soutien administratif en matière de formation pour les demandes et les dossiers de formation, les profils de compétences, etc.
• Maintenir des suivis périodiques des réunions de formation et de diverses vérifications.
• Préparer divers documents et rapports pour signature/approbation/distribution.
• Maintenir une communication et des relations interpersonnelles efficaces avec les employés et les collègues.
• Aider à coordonner et à soutenir la formation interne et externe.
• Aider à l’élaboration, à la mise en œuvre et à l’amélioration continue des politiques, des programmes, des procédures et des procédures opérationnelles afin d’offrir un service de formation efficace.
• Traduire divers documents pour se conformer aux exigences linguistiques en français.

EXIGENCES : vos qualifications

• Scolarité : Diplôme d’études collégiales en administration des affaires ou dans un domaine connexe
• Expérience : 2 ans et plus d’expérience générale en administration

• Excellente communication et compétences interpersonnelles requises
• Compétences intermédiaires avec MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, TEAMS)
• Bilinguisme : français et anglais (parlé et écrit)

CADRE DE TRAVAIL ET DE VIE : votre nouvel environnement

• Le complexe de Témiscaming est le plus important regroupement d’installations de RYAM au Canada. Il compte 700 employés dans les usines (usine de cellulose de haute pureté, usine de pâte à haut rendement, usine de carton couché blanchi, usine de produits chimiques).
• Témiscaming est une ville de 2 500 habitants située à seulement une heure de route de deux plus grands centres, Ville-Marie (Québec) et North Bay (Ontario), comportant un éventail complet de magasins et de services.
• La région abonde d’attraits pour les amateurs de plein air et offre de nombreuses activités et installations de loisirs.

ROLE: How you contribute to RYAM

Participate in the development, support, implementation, and promotion of programs to improve the training and development of site employees.

COMMITMENTS: What it means to work at RYAM

• Live up to RYAM’s values, principles, and guidelines.
• Bring an open and cooperative attitude to your job, contributing to our positive work environment.
• Comply with all health, safety, and environmental standards, as well as applicable regulations and laws.

ACCOUNTABILITIES: What RYAM expects you to do

People

• Promote and provide a safe workplace, seek improvements, and support training programs.
• Act as a resource person to inform workers of training requirements
• Maintain a communications program to keep employees informed.
• Support compliance with collective agreements and sound union/management/employee relations.
• Report to Manager – Training and Development

Operations

• Promote and support the training programs to increase employee awareness.
• Maintain employee training files, competency profiles training records, etc.
• Maintain a good filing system for various training services.
• Provide support to Training Specialists as it relates to unionized and non-unionized employee Onboarding.
• Provide administrative assistance for weekly department training meetings.
• Provide administrative assistance for monthly training meetings.
• Entry of competency profile skills in a timely manner in Kronos.
• Provide administrative support during shutdowns.
• Manage inventory and compilation of training manuals.
• Prepare schedule and support Onboarding.
• Support development of weekly’s, competency profiles, assign evaluations.
• Coordinate and organize training sessions with outside suppliers.
• Assist HumEng with logistics regarding site visits and training initiatives.
• Create a directory of all suppliers for production and maintenance training.
• Prepare various communications for release by the Training Department.
• Initiate purchase orders and approve invoices for office supplies, equipment and other contracts and maintain adequate inventory.
• Provide administrative training support for training requests/records, competency profiles, etc.
• Maintain periodic follow-up and tracking of training meetings, various audits.
• Prepare various documents and reports for signature/approval/distribution.
• Maintain effective communication and interpersonal relationships with employees and colleagues.
• Assist in coordinating and supporting internal and external training.
• Assist in the development, implementation and continuous improvement of policies, programs, procedures, and SOPs to provide an efficient training service.
• Translate various documents to comply with French language requirements.

REQUIREMENTS: What you bring to our workplace

• Education: College Degree in Business Administration or in a related field
• Experience: 2 years of experience delivering administrative services
• Excellent interpersonal and communications skills
• Intermediate proficiency with MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, TEAMS)
• Bilingual: French and English (spoken and written)

SETTING & LIFESTYLE: What to expect at the site and in the region

• RYAM’s Canadian flagship Temiscaming site has 700 employees in production facilities for specialty cellulose, high-yield pulp, coated bleached board and chemicals.
• The town of Temiscaming has a population of 2,500 and the comprehensive shopping and services of two larger communities, North Bay, Ontario, and Ville Marie, Québec, are less than an hour’s drive away.
• The area appeals to outdoor enthusiasts, offering many recreational activities and facilities.

EOE/Vet/Disability

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