Adjointe administrative aux opérations / Operations Admin Support

Job title: Adjointe administrative aux opérations / Operations Admin Support

Job description: Waste Management est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité en matière d’accès à l’emploi.

Merci de l’intérêt que vous portez vers Waste Management. En réponse au COVID-19, nous mènerons notre processus de recrutement à travers des solutions créatives. Votre patience et votre flexibilité sont appréciées, car notre processus peut impliquer des solutions virtuelles et prendre plus de temps que la normale. Le processus et le moment de l’entrevue peuvent être retardés et varieront selon le site.

De la collecte quotidienne à la protection de l’environnement, pensez vert. Pensez Waste Management.

Chez Waste Management, nous pensons vert tous les jours et, lorsqu’il s’agit de protéger les collectivités que nous servons, notre attitude envers l’environnement est sans compromis. Chef de file dans l’industrie, Waste Management offre des services professionnels de gestion des déchets, qui vont bien au-delà de la simple collecte en bordure des trottoirs. Nous nous efforçons de créer des sites d’enfouissement qui maximisent l’utilisation de l’espace disponible et qui réduisent les émissions de gaz à effet de serre. Nous gérons un réseau national d’installations de recyclage.

Mais par-dessus tout, nos employés sont des gens professionnels qui s’engagent à protéger l’environnement. Après tout, c’est là que nous vivons, l’environnement c’est l’affaire de tous.

Nous sommes présentement à la recherche d’une Adjoint(e) administratif(ve) en opérations pour notre bureau à Ste-Sophie.

Description de l’emploi :

Fournir un soutien administratif aux gestionnaires, et d’aider à la coordination de tous les aspects des opérations quotidiennes, y compris l’enregistrement et la communication des données

Fonctions et responsabilités :

· Tenir à jour et distribuer quotidiennement les carnets de route ou les renseignements concernant les itinéraires.

· Consigner les notes au sujet des itinéraires, les étiquettes et les autres renseignements à propos des chauffeurs et de l’exploitation journalière des itinéraires.

· Communiquer avec les autres superviseurs et directeurs à propos des problèmes d’exploitation ou de répartition.

· Rédiger et tenir à jour différents rapports tel que demandé par le chef des itinéraires ou le directeur de district.

· Utiliser des outils informatiques pour accomplir différentes tâches, telles que l’approvisionnement, les heures de travail et l’assiduité, les incidents liés à la sécurité, la main-d’œuvre contractuelle, les ventes en matière de recyclage, le PMT, le programme Service Machine.

· Apporter son aide dans le processus d’arrivée et de départ des chauffeurs (p. ex., carnets de route, clés, rapports DVIR).

· Apporter son aide dans la collecte des données et la préparation des rapports nécessaires dans le cadre des programmes de prime au rendement.

· Participer à la gestion des situations du type « transporter ou appeler », des collectes spéciales ou des autres affectations d’itinéraires.

· Communiquer avec les clients à propos des problèmes de service, au besoin.

· Communiquer avec les employés au sujet de l’affectation des tâches et des horaires, au besoin.

· Revoir, examiner, entrer et tenir à jour quotidiennement les données du programme Service Machine.

· Préparer et contrôler la facturation mensuelle de tous les clients municipaux.

· Aider à dépanner et à résoudre les problèmes de sécurité, les problèmes de service, et les problèmes opérationnels.

· Créer, distribuer, et fermer les billets des clients sur une base quotidienne.

· Entretenir et distribuer quotidiennement les informations relatives aux départements.

· Communique avec d’autres superviseurs et gestionnaires au sujet des opérations et / ou des questions d’expédition.

· Compléter et tenir à jour une variété de rapports selon les directives du gestionnaire du département.

· Utilise des outils de logiciels pour gérer une variété de tâches, telles que l’approvisionnement, le temps et la présence, les incidents de sécurité, et le travail sous contrat.

· Aider à la collecte de données et à l’établissement de rapports requis pour les programmes de rémunération incitative.

· Aider au traitement des paiements et à d’autres tâches financières, au besoin.

· Aider à la mise en œuvre des projets opérationnels, au besoin.

· Communiquer avec les clients sur les questions de service selon les besoins.

· Communiquer avec les employés au sujet de la planification et des affectations de travail au besoin.

· Peut entrer et maintenir quotidiennement les données Service Machine SMART.

· Effectue d’autres tâches qui lui sont assignées.

Qualifications Requises :

· Études: Diplôme d’études secondaires ou DES (accrédité)

· Expérience: 1 an d’expérience requise (en plus des exigences de la formation)

· Compétences bilingues en communication verbale et écrite (Francais et Anglais)

· Maîtrise de la suite MS Office.

Qualifications Souhaitées :

· Études postsecondaires

· Connaissance du camionnage et de la répartition

· La connaissance de l’industrie constitue un atout

Equal Opportunity Employer

Waste Management (WM), a Fortune 250 company, is the leading provider of comprehensive waste and environmental services in North America. We are strongly committed to a foundation of operating excellence, professionalism and financial strength. WM serves nearly 25 million customers in residential, commercial, industrial and municipal markets throughout North America through a network of collection operations, transfer stations, landfills, recycling facilities and waste-based energy production projects.

I. Job Summary
Provides clerical and administrative support to departmental Managers, and assists in coordinating all aspects of daily operations, including recording and reporting data.

II. Essential Duties and Responsibilities
To perform this job successfully, an individual must be able to perform each essential duty satisfactorily. Other minor duties may be assigned.

• Assists in troubleshooting and resolving safety, service, and operational issues.
• Creates, distributes, and closes-out customer tickets on a daily basis.
• Maintains and distributes department related information on a daily basis.
• Communicates with other supervisors and managers about operations and/or dispatch issues.
• Completes and maintains a variety of reports as directed by the department manager.
• Uses software tools to manage a variety of tasks, such as procurement, time and attendance, safety incidents, and contract labor.
• Assists with data collection and reporting required for incentive pay programs.
• Assists with the processing of payments and other financial tasks as necessary.
• Assists in the implementation of operational projects as needed.
• Communicates with customers about service issues as needed.
• Communicates with employees about scheduling and work assignments as needed.
• May enter and maintain Service Machine SMART data on a daily basis.
• Performs other duties as assigned.

III. Supervisory Responsibilities
This job has no supervisory duties.

IV. Qualifications
The requirements listed below are representative of the qualifications necessary to perform the job.

A. Education and Experience

• Education: High School Diploma or G.E.D. (accredited).
• Experience: No prior work experience required.

B. Certificates, Licenses, Registrations or Other Requirements

• None required.

C. Other Knowledge, Skills or Abilities Required

• Bilingual in French and English written and oral
• Competencies in Microsoft Office Suite

V. Work Environment
Listed below are key points regarding environmental demands and work environment of the job. Reasonable accommodations may be made to enable individuals with disabilities to perform the essential functions of the job.

• Required to use motor coordination with finger dexterity (such as keyboarding, machine operation, etc.) most of the work day;
• Required to exert physical effort in handling objects less than 30 pounds rarely;
• Required to be exposed to physical occupational risks (such as cuts, burns, exposure to toxic chemicals, etc.) rarely;
• Required to be exposed to physical environment which involves dirt, odors, noise, weather extremes or similar elements rarely;
• Normal setting for this job is: office setting.

Benefits
At Waste Management, each eligible employee receives a competitive total compensation package including Medical, Dental, Vision, Life Insurance and Short Term Disability. As well as a Stock Purchase Plan, Company match on 401K, and more! Our employees also receive Paid Vacation, Holidays, and Personal Days. Please note that benefits may vary by site.

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